Zapytanie ofertowe: obsługa bankowa budżetu Gminy Deszczno obejmującego Urząd Gminy Deszczno i jednostki organizacyjne Gminy Deszczno

Informacja z dnia 15.06.2021 r.
UWAGA: 

Dotyczy treści zapytania ofertowego: Zamawiający odstępuje od wymogu instalacji terminali płatniczych określonych w pkt. 15 zapytania ofertowego. 
Pozostała treść zapytania nie ulega zmianie. 

Dotyczy treści załącznika nr 1 do zapytania ofertowego: Zamawiający zastępuje sformułowanie "okres kapitalizacji odsetek: miesięczny/kwartalny/roczny (podać właściwy)" następującym: "okres naliczania odsetek: miesięczny/kwartalny/roczny (podać właściwy)" . 
Pozostała treść załącznika nie ulega zmianie. 

Gmina Deszczno

66-446 Deszczno, ul. Lubuska 90

tel. (095) 728 76 50

fax (095) 728 76 51

e-mail: gmina@deszczno.pl

www.deszczno.pl

………………………

(zamawiający)

FN.3052.1.1.2021.JR

ZAPYTANIE OFERTOWE

Wójt Gminy Deszczno zaprasza do złożenia oferty na niżej opisany przedmiot zamówienia:

1. Przedmiot zamówienia stanowi obsługa bankowa budżetu Gminy Deszczno obejmującego Urząd Gminy Deszczno i jednostki organizacyjne Gminy Deszczno:

1. Przedszkole w Maszewie,
2. Zespół Klubów Dziecięcych w Maszewie,
3. Szkołę Podstawową w Deszcznie,
4. Szkołę Podstawową w Boleminie,
5. Szkołę Podstawową w Ulimiu,
6. Szkołę Podstawową w Ciecierzycach,
7. Ośrodek Pomocy w Deszcznie,
8. Środowiskowy Dom Samopomocy w Brzozowcu,

oraz utworzone w okresie obowiązywania umowy, w okresie od 01.07.2021 r. do 30.06.2024 r. Przygotowanie, uruchomienie i przeszkolenie w zakresie systemu obsługi bankowej zostanie zrealizowane do dnia 31.07.2021 r. Numery nowych rachunków bankowych, które będą obowiązywały od 01.07.2021 r. zostaną wskazane zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy.

2. Zakres zamówienia obejmuje otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych: bieżących, pomocniczych i walutowych. Zamawiający wyraża zgodę na pobieranie wyciągów bankowych wyłącznie z systemu bankowości elektronicznej w formie PDF bez załączników (z zastrzeżeniem, iż w przypadku uniemożliwiającym identyfikacje wpłaty wykonawca umożliwi wygenerowanie załącznika). Na dzień ogłoszenia zamówienia szacuje się ilość rachunków bankowych na 50 szt.
3. Bank będzie otwierał oraz zamykał rachunki bankowe w terminie do dwóch dni od dnia złożenia dyspozycji.
4. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych w okresie objętym zamówieniem, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z zawartą z wykonawcą umową.
5. Zamykanie i otwieranie rachunków bankowych przez Wykonawcę będzie bezpłatne.
6. W ramach obsługi bankowej Wykonawca zobowiązuje się do:

1. otwarcia rachunków bieżących, rachunków pomocniczych oraz w walutach obcych w okresie obowiązywania umowy,
2. prowadzenie rachunków bieżących, rachunków pomocniczych oraz w walutach obcych w okresie obowiązywania umowy,
3. oprocentowania stałą stawką w okresie trwania umowy środków na rachunkach zabezpieczeń należytego wykonania  umowy. Oprocentowanie na rachunkach depozytowych będzie określone przez Wykonawcę w umowie generalnej, a Zamawiający wskaże Wykonawcy rachunki objęte tymi warunkami,
4. przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych i obcych (obejmuje wpłaty podatków i opłat lokalnych oraz innych należności dokonywanych przez osoby fizyczne i prawne oraz podmioty nie posiadające osobowości prawnej) – bez opłat i prowizji,
5. sporządzania i udostępniania bez opłat potwierdzeń dokonywanych operacji na rachunkach bankowych (wyciągi bankowe), na koniec każdego dnia roboczego wraz z dokumentacją umożliwiającą prawidłową kwalifikację dowodów, wyciągi bankowe dostępne będą następnego dnia  po dokonaniu operacji,
6. dokonywania wszelkich przelewów elektronicznych wychodzących od wykonawcy i jednostek organizacyjnych objętych umową  bez prowizji (ok.1 500 szt. miesięcznie),
7. bezpłatnego wydawania opinii i zaświadczeń bankowych na wniosek zamawiającego i obsługiwanych jednostek w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia złożenia wniosku,
8. wdrożenia systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, jednolitego  dla rachunków bankowych dla wszystkich  jednostek organizacyjnych Gminy Deszczno, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania, bez opłat i prowizji,
1. możliwość lokowania wolnych środków na lokatach terminowych,
10. bezpłatną obsługę wpłat w formie wpłaty zamkniętej do kasy placówek bądź oddziałów wykonawcy dedykowane do obsługi zamawiającego poza kolejnością,
11. wprowadzenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych (zgodnego ze standardami IBAN) oraz zapewnienie współpracy tej usługi ze zintegrowanym systemem informatycznym zamawiającego, bez dodatkowych opłat,
50. „zerowanie” rachunków bieżących i pomocniczych jednostek organizacyjnych Gminy Deszczno, zgodnie z dyspozycjami  Gminy Deszczno, jako jednostki samorządu terytorialnego („jst”) oraz dyspozycjami kierowników jednostek organizacyjnych, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunki bieżące  Urzędu Gminy Deszczno jako „jst”, - bez opłat i prowizji,
1000. przeksięgowanie w ostatnim dniu każdego miesiąca skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek organizacyjnych Gminy na wskazany rachunek bankowy, bez opłat i prowizji,
14. zapewnienie w systemie on-line potwierdzenia zrealizowania przelewu (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości internetowej), bez opłat i prowizji.

7. Wyznaczenie jednego doradcy klienta dla Gminy Deszczno i innych jednostek organizacyjnych Gminy. Doradztwo prowadzone będzie w godzinach pracy zamawiającego, bez opłat.
8. Umowy na usługi, o których mowa w pkt 1 będą zawierane przez wykonawcę odrębnie z zamawiającym oraz jednostkami organizacyjnymi zamawiającego.

9. KREDYT W RACHUNKU BIEŻĄCYM

1. wykonawca zobowiązany jest udzielić zamawiającemu, w każdym roku, odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym jednostki na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy. Kredyt będzie ewidencjonowany w rachunku bieżącym budżetu gminy. Zamawiający może dysponować środkami do wysokości przyznanego limitu zadłużenia, natomiast każdy wpływ na rachunek bankowy będzie powodował zmniejszenie salda zadłużenia. Maksymalna kwota kredytu w każdym roku trwania umowy wynosi 3.000.000 zł,
2. oprocentowanie kredytu będzie zmienne, oparte na stawce WIBOR 1M z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego dzień ustalenia oprocentowania + marża banku określona w ofercie,
3. odsetki od wykorzystanego kredytu płatne będą poprzez pobranie z rachunku bieżącego, od wykorzystanego kredytu, co miesiąc w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca,
4. zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych od postawionej w stan gotowości kwoty kredytu, tj. od salda niewykorzystanej części kredytu ani opłat i prowizji za uruchomienie kredytu,
5. wykonawca nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat ani prowizji w związku przyznanym kredytem,
6. do naliczania odsetek założono, iż miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok 365 dni.

10. ZASADY OPROCENTOWANIA ŚRODKÓW NA RACHUNKACH BANKOWYCH

1. środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych będą oprocentowane według stawki zmiennej,
2. wysokość oprocentowania środków zgromadzonych na rachunkach bieżących i pomocniczych należących do zamawiającego oraz jednostek organizacyjnych objętych niniejszym zamówieniem prowadzonych w złotych wyznaczana będzie co miesiąc, pierwszego dnia roboczego każdego miesiąca i liczona jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego dzień ustalania oprocentowania i marży wykonawcy określonej w ofercie,
3. o wysokości kwoty odsetek i oprocentowania w każdym miesiącu wykonawca zawiadomi zamawiającego w formie elektronicznej, bez obciążania dodatkowymi kosztami,
4. naliczanie i kapitalizowanie odsetek od środków na rachunkach oraz od środków na lokatach overnight następować będzie ostatniego dnia kalendarzowego miesiąca. Odsetki będą dostępne tego samego dnia roboczego danego miesiąca,
5. w przypadku  otwarcia przez zamawiającego rachunków walutowych oprocentowanie środków na rachunkach walutowych będzie oparte o stosowane w banku stawki dla klientów korporacyjnych.

11. LOKATY

1. wysokość oprocentowania lokat będzie ustalona w oparciu o stawkę WIBID 1M z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego dzień ustalania oprocentowania i marży wykonawcy określonej w ofercie,
2. zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków w innych bankach niż ten, który został wyłoniony w niniejszym zapytaniu ofertowym.

12. PUNKT KASOWY, OBSŁUGA WPŁAT I WYPŁAT GOTÓWKOWYCH

1. wykonawca będzie przyjmował wpłaty gotówkowe od osób trzecich na rachunki zamawiającego bez opłat i prowizji,
2. wykonawca będzie dokonywał bezpłatnych wypłat gotówki na podstawie dokumentu KW wg wzoru określonego przez zamawiającego,
3. wykonawca zapewni przyjmowanie wpłat i realizowanie wypłat gotówkowych we wszystkie dni robocze w roku.

13. IDENTYFIKACJA WPŁAT MASOWYCH

Wykonawca bezpłatnie wdroży i będzie prowadził dla zamawiającego usługę identyfikacji wpłat oraz zapewni współpracę tej usługi ze zintegrowanym systemem informatycznym finansowo-budżetowym zamawiającego. W ramach powyższej usługi zostaną założone wirtualne rachunki dla kontrahentów (około 6 000 szt. rachunków wirtualnych).

14. RACHUNEK SKONSOLIDOWANY

Wykonawca zapewni bezpłatne świadczenie usługi konsolidacji sald rachunków obejmującej wskazane przez zamawiającego rachunki, wg. następujących zasad:

1. dokonywanie na koniec każdego dnia konsolidacji sald wskazanych przez zamawiającego z rachunków bankowych na rachunki wskazane przez zamawiającego,
2. w trakcie trwania umowy na obsługę bankową zamawiający może dołączać lub wyłączać wybrane rachunki bankowe, których salda wymagać będą konsolidacji, a czynności te nie będą wymagać aneksu do umowy, a jedynie stosownej dyspozycji,
3. w przypadku salda dodatniego środki zgromadzone na rachunku skonsolidowanym będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID 1M pomnożona przez współczynnik zaoferowany przez Wykonawcę.

15. INSTALACJA TERMINALI PŁATNICZYCH

Na żądanie zamawiającego wykonawca zainstaluje we wskazanych przez zamawiającego lokalizacjach terminale płatnicze w ilości maksymalnie 2 szt., z możliwością zwiększenia tej liczby w trakcie trwania umowy.

16. INSTALACJA I SZKOLENIE W SYSTEMIE BANKOWOŚCI ELEKTRONICZNEJ

1. wykonawca będzie informował użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarii, aktualizacje, przelewy odrzucone),
2. wykonawca zapewni doradcę technicznego, który będzie do dyspozycji zamawiającego w sytuacji wystąpienia jakichkolwiek problemów w obszarze technicznym w zakresie funkcjonowania systemu, który dostępny będzie w godzinach pracy zamawiającego: zamiennie dopuszczalne jest udostępnienie infolinii, której obsługa zapewni doradztwo techniczne,
3. w przypadku technicznego braku możliwości dokonania płatności za pośrednictwem bankowości elektronicznej, bank zobowiązuje się przyjąć i zrealizować przelewy w postaci papierowej z zapewnieniem, że realizacja złożonych przelewów nastąpi w dniu ich złożenia, bez dodatkowych opłat,
4. W terminie do 14 dni po zakończeniu realizacji umowy wykonawca przekaże zamawiającemu bazę danych z archiwum operacji na rachunkach, w formie uzgodnionej z zamawiającym.

W ramach udostępnienia usługi elektronicznego systemu obsługi bankowej wykonawca zapewni w ramach potrzeb zamawiającego okresowe szkolenia udoskonalające z systemu bankowości elektronicznej, w szczególności w przypadku znacznych zmian w funkcjonowaniu systemu.

17. INNE WARUNKI WSPÓŁPRACY

1. wykonawca zobowiązuje się do dysponowania rozwiązaniami informatycznymi zapewniającymi wykonanie usług wchodzących w skład przedmiotu zamówienia bądź przed dniem realizacji umowy dostosować swoje rozwiązania do systemu informatycznego Gminy Deszczno,
2. wykonawca oświadcza, że posiada właściwe rozwiązania informatyczne lub je dostosuje do dnia rozpoczęcia realizacji umowy,
3. bank ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnych z dyspozycją posiadacza rachunku,
4. zamawiający zastrzega, że podane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia  średnie wartości są wartościami szacunkowymi i mogą się zmienić w trakcie trwania umowy. W przypadku zmiany liczby lub wartości usług warunki cenowe określone w postępowaniu nie ulegną zmianie,
5. wykonawca nie naliczy innych opłat ani nie obciąży zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi,
6. konta pomocnicze otwarte na potrzeby realizacji zadań przy udziale środków zewnętrznych (m.in. środków unijnych) będą nieoprocentowane oraz nie będą ponoszone żadne koszty bankowe związane z ich otwarciem, prowadzeniem i likwidacją.

TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Wymagany termin wykonania zamówienia: od 01.07.2021 r. do 30.06.2024 r

OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

Koszt obsługi bankowej budżetu Gminy Deszczno liczony jest jako iloczyn miesięcy objętych zamówieniem (36 miesięcy) przez miesięczną opłatę ryczałtową zaoferowaną przez wykonawcę.

Miesięczna opłata ryczałtowa  podana  w  ofercie  powinna  zawierać wszystkie  koszty  związane  z  realizacją przedmiotu zamówienia  uwzględniając  zapisy  Specyfikacji  Istotnych  Warunków  Zamówienia,  w  tym istotne postanowienia umowy.

Cenę należy wyliczyć wg wzoru;

C = 36 x miesięczna opłata ryczałtowa

Cenę należy przedstawić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Oferty spełniające formalne wymagania, złożone przez wykonawców będą oceniane według poniższych kryteriów i wag:

Cena oferty (kryterium 1)                                                                -         60 %

Marża banku dla oprocentowania kredytu (kryterium 2)          -         40 %

 W zakresie kryterium cena, oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

W zakresie kryterium marża banku dla oprocentowania kredytu, oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria wg wzoru

W = C x 60 % + T x 40 %

Gdzie:

W = liczba wszystkich punktów uzyskanych przez badaną ofertę

C  = liczba punktów uzyskanych w kryterium cena oferty

T  = liczba punktów uzyskanych w kryterium marża banku dla oprocentowania kredytu

Punkty wyliczone w kryterium cena i marża banku dla oprocentowania kredytu zostaną pomnożone przez znaczenie % danego kryterium zgodnie z ww. wzorem.

Oceny ofert w zakresie przedstawionych niżej kryteriach zostaną dokonane według następujących zasad:

Cena oferty(C)

Ocena będzie następowała wg wzoru:

C = CN x 100 / CO

C         - liczba punktów uzyskanych w kryterium cena oferty
CN      - najniższa oferowana cena podana w ofertach
CO      -      cena oferty badanej

 Przy obliczaniu punktacji w kryterium cena zamawiający będzie brał pod uwagę cenę brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, wskazana w ofercie wykonawcy.

Marża banku dla oprocentowania kredytu (T)

Punkty w tym kryterium przyznawane będą wg następujących zasad.

Ocena będzie następowała wg wzoru:

T = TN x 100 / TO

T             - liczba punktów uzyskanych w kryterium marża oferty

TN          - najniższa oferowana cena podana w ofertach nie podlegających odrzuceniu

TO          -      cena oferty badanej nie podlegającej odrzuceniu

Wykonawca w formularzu oferty winien wskazać marżę wyrażoną w % z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Środki zgromadzone na rachunkach bankowych podlegać będą oprocentowaniu nie mniejszemu niż oprocentowanie ustalone na bazie stawki referencyjnej WIBID 1M powiększonej o zaoferowaną przez wykonawcę marżę.  

SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

Ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania należy przesłać pocztą elektroniczną na adres gmina@deszczno.pl

TERMIN SKŁADANIA OFERT

18 CZERWIEC 2021 R – do końca dnia

OSOBA DO KONTAKTU

JOANNA ROMANIUK

skarbnik@deszczno.pl

957287665